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Access与Word结合管理职工数据库

时间:2010-5-19来源:站长资讯网 点击:

  作为一名从事人事劳资工作的人员来说,每次调整工资时填写成百上千的工资审批表存入档案,是一件十分费时费力的工作,并且有时难免会出现一些错误。如果能让电脑来完成这项工作,岂不大大地提高工作效率。因为本人使用Access来管理职工数据库,通过Access与Word的结合,成功地实现了这一功能。下面以1999年事业单位调整工作人员工资标准为例,叙述实现这一功能的步骤。

  1、打开Word 2000,执行“文件”下拉菜单中的“新建”命令,弹出“新建”对话框。选择“常用”选项卡,选中“空白文档”,新建文件类型中选择“模板”,单击确定。

   2、按照“1999年事业单位工作人员调整工资标准审批表”的格式,画出表格并输入相应文字内容,保存,退出。

  3、打开Access" 2000,载入数据库,以以前已经存在的各数据表和查询为基础新建一查询,其中包含工资审批表中需要的各项内容(增资额一项通过自动计算得出)。

   4、执行“工具”下拉菜单中“Office链接”子菜单中的“用Ms Word合并”命令,打开“Microsoft Word邮件合并向导”,选择“将数据库链接到Microsoft Word文档”,单击确定,选择第2步中创建的“审批表”文件。

   5、此时Word 2000已打开,将光标移到需要插入合并域的单元格,单击工具栏中的“插入合并域”命令,选择相应内容依次插入各单元格。

   6、按下工具栏上的“查看合并数据”按钮,即可看到在表格中显示的有关调整工资的各项信息见图 。按“查看合并数据”按钮右侧的几个箭头,可查看不同职工的调资情况。

   7、下面就可以将职工调整工资的“审批表”一张一张地打印出来,盖上公章之后就可以装入档案了。是不是方便了很多。

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